C. V. Åkerlundin mediasäätiö sr
Y-tunnus 0155460-3
PL 14
33101 TAMPERE
puh. 040 743 6417

(Myöhemmin ”Säätiö” tai ”me”)

Säätiö toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita se käsittelee säätiön apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittelyn yhteydessä. Rekisterinpitäjänä Säätiö on vastuussa kaikista niistä henkilötiedoista, joita Säätiö käsittelee apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittelyn yhteydessä. Säätiö kerää rekisterinpitäjänä toimiessaan henkilötietoja vain niissä määrin, kuin tarvitsee niitä apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittelyyn ja niihin liittyviin lakisääteisiin velvoitteisiinsa.

Henkilötietojen käsittelyn tavat ja tarkoitukset on selostettu tarkemmin tässä tietosuojaselosteessa.

1 YHTEYSHENKILÖ HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVISSÄ ASIOISSA

Päivi Myllykangas
C. V. Åkerlundin mediasäätiö sr PL 14
33101 TAMPERE
040 743 6417
akerlundinsaatio@akerlundinsaatio.fi

2 SÄÄTIÖN REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Säätiö käsittelee apurahan hakijoista, myönnettyjen apurahojen saajista ja apurahahakemusten sisällöstä vain sellaisia henkilötietoja, joiden käsittely on välttämätöntä, jotta Säätiö voi toteuttaa tarkoitustaan apurahojen myöntäjänä. Näitä tietoja ovat:

- Hakijan tiedot:
Sukunimi, etunimi, arvo, ammatti, henkilötunnus, työpaikka, opiskelupaikka, osoite, kotipaikka, puhelinnumero, sähköposti, pankkitilinumero, työryhmä, hakemuksen aihe, hakemuksen tiedot, lausunnonantajat.

- Apurahan maksatustiedot:
Pankkiyhteys, henkilötunnus, maksupäivä, maksuerä euroina, tositenumero, selite.

3 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE JA TARKOITUKSET

3.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Rekisterinpitäjänä toimiessaan Säätiö käsittelee henkilötietoja apurahapäätösten tekemistä varten Säätiölle osoitettujen apurahahakemusten perusteella.

Lisäksi Säätiö käsittelee apurahan maksatustietoja myönnettyjen apurahojen maksatuksia ja maksatusten seurantaa varten sekä viranomaisille tehtävien apurahamaksuilmoitusten tekemistä varten.

Henkilötunnus rekisteröidään apurahan hakijan ja apurahan myöntäjän oikeusturvan varmistamiseksi.

3.2 Henkilötietojen käsittelyn laillinen peruste

Rekisterinpitäjänä toimiessaan Säätiö käsittelee henkilötietoja lakisääteisen velvollisuuden tai oikeutetun etunsa perusteella. Rekisteröidyillä on Säätiön apurahan hakijana tai apurahan saajana asiallinen yhteys Säätiön toimintaan, jolloin Säätiöllä on oikeutetun etunsa mukainen peruste käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjän asemassa. Lisäksi henkilötietojen käsittely on osittain tarpeen Säätiön lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi, kuten apurahamaksuilmoitusten tekemistä varten.

4 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Käsiteltävät tiedot saadaan säännönmukaisesti hakijalta itseltään tämän suostumuksella.

5 HENKILÖTIETOJEN SIIRROT

Säätiö voi siirtää rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille tässä selosteessa kuvattujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi siten, kuin alla on täsmennetty. Siirtäessään henkilötietoja, Säätiö on muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja vain Säätiön antamien kirjallisten ohjeiden mukaisesti ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä selosteessa on määritelty, ja että pääsy henkilötietoihin on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on tehtäviinsä liittyvä tarve saada pääsy henkilötietoihin.

- Henkilötietojen käsittelijät: Säätiö voi siirtää henkilötietoja henkilötietojen käsittelijöille sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka Säätiö on näille osoittanut, kuten tietojärjestelmien ylläpitotehtävät tai muut tietojenkäsittelytehtävät.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

6 HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Säätiöllä on apurahan maksajana lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa maksamansa suoritukset Verohallinnolle. Tässä yhteydessä säännönmukaisesti luovutettavien henkilötietojen ryhmät ovat seuraavat:

- Apurahan saajan nimi, osoite, henkilötunnus.
- Apurahan tyyppi, maksupäivä, apurahan suuruus, apurahan käyttötarkoitus.

Myönnettyjen apurahojen saajat ja määrät sekä mahdollisesti myös tutkimuksen/hankkeen tiivistelmät ja loppuraportit julkaistaan säätiön verkkosivuilla ja vuosikertomuksessa.

7 HENKILÖTIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Manuaalinen aineisto säilytetään Säätiön toimipisteessä lukituissa tiloissa.
Rekisterin tiedot säilytetään tietokannassa, jonne pääsy on myönnetty sellaisille erikseen nimetyille rekisterinpitäjän henkilöstön jäsenille, joiden on tehtäviensä perusteella tarpeellista saada pääsy tietoihin ja jotka ovat saaneet riittävän koulutuksen ja joita sitoo lakisääteinen tai sopimukseen perustuva salassapitovelvoite.
Säätiö on sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietojen käsittelijä toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet käsittelyn tietoturvallisuuden varmistamiseksi.

8 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA JA POISTO

Säätiö tai sellainen henkilötietojen käsittelijä, joka suorittaa Säätiön puolesta henkilötietojen käsittelytehtäviä, säilyttää rekisteröityjen henkilötietoja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti vain niin kauan, kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.
Kun Säätiö ei enää tarvitse henkilötietoja niiden käsittelyn tarkoituksiin, tiedot poistetaan Säätiön ja henkilötietojen käsittelijän tietojärjestelmistä ja muista tiedostoista tai anonymisoidaan peruuttamattomasti.

9 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

EU:n tietosuoja-asetus takaa rekisteröidylle useita oikeuksia, joita käyttämällä rekisteröity voi itse useissa tilanteissa määrätä henkilötietojensa käsittelystä. Rekisteröity voi käyttää seuraavia oikeuksia suhteessa Säätiöön niiltä osin, kuin Säätiö toimii rekisterinpitäjänä.

- Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus saada Säätiöltä vahvistus siitä, käsitteleekö Säätiö häntä koskevia tietoja, sekä oikeus tarkastaa Säätiön hänestä käsittelemät tiedot. Säätiö voi pyytää rekisteröityä täsmentämään tarkastusoikeutta koskevaa pyyntöään mm. tietojen toimittamista koskevien yksityiskohtien osalta.

- Oikeus oikaista tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus oikaista Säätiön hänestä käsittelemät, virheelliset tiedot, tai täydentää Säätiön hänestä käsittelemiä puutteellisia tietoja. Tietojen oikaisua koskevan pyynnön yhteydessä rekisteröidyn tulee huomioida, että kaikkia tietoja ei voida jälkikäteen tiedon oikaisuasiana muuttaa.

- Oikeus tulla unohdetuksi: Mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole enää laillista perustetta, tai henkilötietojen säilyttämiseen liittyvä, Säätiötä velvoittava lainsäännös tai sopimusvelvoite on päättynyt, rekisteröidyllä on oikeus vaatia Säätiötä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot, ja Säätiöllä on velvollisuus poistaa tällaiset tiedot.

- Käsittelyn rajoittaminen: Rekisteröidyllä voi tietyissä lakisääteisissä tapauksissa olla oikeus vaatia Säätiötä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä.

- Oikeus siirtää tiedot: Rekisteröidyllä voi lakisääteisten edellytysten vallitessa olla oikeus saada Säätiöltä Säätiön hänestä käsittelemät tiedot yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle Säätiön estämättä.

- Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä: Rekisteröidyllä voi lisäksi olla oikeus tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu Säätiön oikeutettuun etuun. Säätiöllä on tällöin velvollisuus noudattaa rekisteröidyn vaatimusta, ellei käsillä ole huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Säätiö ryhtyy toimenpiteisiin rekisteröidyn pyynnön perusteella viivyttelemättä, ja toimittaa rekisteröidylle tiedot oikeuksien käyttöä koskevista toimenpiteistä pääsääntöisesti kuukauden kuluessa rekisteröidyn pyynnön vastaanottamisesta.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Säätiön henkilötietojen käsittelystä. Valitus tehdään toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle tämän antamien ohjeiden mukaisesti.

10 LOPUKSI

Säätiö pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu, Säätiö ei välttämättä ilmoita muutoksista rekisteröidyille

henkilökohtaisesti, mistä syystä Säätiö kehottaa rekisteröityjä ajoittain tarkastamaan tämän selosteen mahdollisten muutosten varalta.